Das papierlose Büro
Eine Vision, oder wie eine Vision umgesetzt werden kann.

Haben Sie sich auch schon mal Gedanken darüber gemacht, wie oft ein Dokument ausgedruckt wird, um es einmal durchzuarbeiten, wenn Zeit dazu da ist ?

Ich merke, Sie kennen das Problem auch … Das ausgedruckte Dokument kommt auf einen Stapel oder verschwindet dann in einer Mappe. Wenn es dann irgendwann wieder auftaucht, ist es bestimmt schon dreimal überholt und landet im Papierkorb.

Je größer der Betrieb oder die Firma ist, umso mehr wird ausgedruckt. Bestellungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Avise, Lieferscheine, Aus- und Eingangsrechnungen,Mahnungen und bestimmt noch vieles mehr.

Die meisten der ausgedruckten Belege werden später abgelegt, in Auftragsmappen, in Ordnern oder in Kartons und landen in der Ablage. Und die meisten hoffen, später ja nichts mehr suchen zu müssen. Nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren landet die Papierflut dann im Reißwolf.

Hand aufs Herz – ist das nicht in vielen Betrieben oder Firmen so ?

Viele reden vom papierlosen Büro, aber wie kann es umgesetzt werden ?

Eine Möglichkeit wäre die Einführung eines DMS (Dokumenten-Management-Systems).

Aber auch hierzu müssen im Voraus schon Prozesse überdacht werden, ob und wie das bisherige Druckverhalten angepasst oder geändert werden kann.

Dazu werden auch Fragen auftauchen:
- Welche Voraussetzungen müssen für ein DMS geschaffen werden ? (Hardware, Software, revisionssichere Speicherung der Daten)
- Welche Prozesse müssen überdacht und angepasst werden ?
- Können Belege direkt aus dem vorhandenen ERP-System in das DMS übertragen werden ?
- Können Belege direkt per pdf und Mail verschickt werden ?
- Können Eingangsrechnungen direkt ins DMS eingelesen werden ?

Erst wenn im Büro die Anzahl der Ordner oder der ausgedruckten Belege immer kleiner wird oder ganz verschwindet, war es eine gute Entscheidung, ein entsprechendes DMS einzuführen.

Das geschieht bestimmt nicht von heute auf morgen ….

Aber ich denke, die Umwelt und auch das „Arbeiten ohne Papierflut“ danken es.

Gerne unterstütze ich Sie bei der Umsetzung.

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